Coordonnateur.trice administratif.ive et immobilier

Sous la gestion de la vice-présidence Finances, tu veilleras au bon fonctionnement des espaces de travail, dans l’ensemble de nos succursales, coordonneras l’entretien et les services communs, gèreras l’approvisionnement et les contrats fournisseurs, et piloteras les projets de rénovation, d’aménagement et d’ouverture de nouveaux locaux. Également, tu agiras comme point de coordination des projets menés par certaines fonctions administratives — Finances, TI, légal. Tu agiras comme principale personne-ressource auprès des fournisseurs, entrepreneurs et partenaires internes afin d’assurer des environnements de travail sécuritaires, fonctionnels, adaptés aux besoins de l’entreprise et alignés avec notre certification B.Corp.

Tes responsabilités.

Gestion des installations et de l’entretien

• Assurer le bon état et le fonctionnement des bâtiments, bureaux et équipements.
• Planifier et coordonner les activités d’entretien préventif et correctif.
• Gérer les demandes quotidiennes de service liées aux installations et aux espaces de travail.
• Coordonner les services communs des bureaux : sécurité et contrôle des accès, télécommunications, impression, mobilier, aménagement des postes de travail.

Approvisionnement, fournisseurs et contrats

• Recenser les besoins des différents départements en équipements, mobilier et fournitures, et gérer l’approvisionnement corporatif.
• Obtenir des soumissions, analyser les propositions et négocier les contrats.
• Gérer les relations avec les fournisseurs et les entrepreneurs et évaluer leur performance.
• Tenir le registre des contrats de services et de maintenance et en assurer le suivi : échéances, renouvellements, indexations, résiliations.
• Suivre et contrôler les budgets liés aux installations et aux services administratifs, et expliquer les écarts.
• Assurer la conformité du cycle d’achat : bons de commande, réception, codification et acheminement des factures aux approbateurs.

Coordination des projets administratifs

• Coordonner les activités entre les différents intervenants internes et externes sur les projets portés par les fonctions administratives.
• Être responsable, en collaboration avec différentes parties prenantes, de la certification B. Corp, notamment en ce qui a trait aux livrables, à la documentation et aux rencontres internes.
• Assurer le suivi des échéanciers, des jalons, des budgets et des actions à réaliser.
• Mettre à jour les tableaux de bord et les outils de suivi, et produire les rapports d’avancement.
• Identifier les retards, les dépassements et les enjeux potentiels, et les signaler en temps utile.
• Maintenir la documentation des projets à jour et structurée.
• Contribuer à la mise en place et à la mise à jour des processus et procédures administratives.
• Apporter un soutien lorsque nécessaire lors d’événements internes en collaboration avec l’équipe du marketing.

Gestion des projets de rénovation et d’aménagement

• Planifier et coordonner les projets de rénovation ou de réaménagement des espaces.
• Définir les besoins en collaboration avec les parties prenantes.
• Élaborer les échéanciers, budgets et plans de mise en œuvre.
• Superviser les entrepreneurs et professionnels impliqués dans les projets.
• Assurer le respect des délais, des coûts, des normes de qualité et des exigences réglementaires.

Gestion des projets de construction et d’ouverture de nouveaux sites

• Participer à l’analyse des besoins immobiliers de l’organisation.
• Coordonner les étapes de conception, de construction et de mise en opération des nouveaux locaux.
• Collaborer avec les architectes, ingénieurs, municipalités et autres intervenants externes.
• Superviser les déménagements et l’installation des équipements, en collaboration avec les TI.
• Assurer une transition harmonieuse vers les nouveaux espaces.
• Tenir le registre des baux et en assurer le suivi : échéances, options de renouvellement, indexations et refacturations.

Tes compétences, ton potentiel.

• Détenir un diplôme d’études universitaires administration, gestion des opérations, gestion immobilière ou domaine connexe.
• Posséder de 3 à 5 ans d’expérience en gestion des installations, en maintenance de bâtiments ou en gestion de projets immobiliers.
• Posséder un permis de conduire valide et une voiture.
• Expérience en coordination de projets de rénovation et/ou de construction.
• Connaissance des pratiques d’approvisionnement et de gestion contractuelle.
• Capacité démontrée à faire avancer des dossiers auprès de parties prenantes de plusieurs départements, sans lien hiérarchique.
• Avoir une bonne gestion du temps, de fortes compétences organisationnelles et une grande capacité d’adaptation.
• Faire preuve d’un sens de l’analyse hors pair et être capable de prendre des décisions éclairées tout en traitant des dossiers de manière confidentielle.
• Être organisé.e, proactif.ve et orienté.e vers les solutions.
• Posséder d’excellentes aptitudes dans la suite Office (Word, Excel et PowerPoint).
• Être bilingue afin de pouvoir bien communiquer avec les membres de l’équipe, les partenaires et fournisseurs anglophones.

Chez Lareau, les caractéristiques individuelles de notre équipe enrichissent l’entreprise en créant un environnement de travail et une culture où toutes et tous peuvent s’épanouir. Nous nous faisons un devoir de célébrer la diversité, l’équité et l’inclusion (DEI) au quotidien, d’en apprendre toujours plus sur ces notions et d’en tenir compte dans nos décisions d’entreprise. Nous encourageons toutes les personnes intéressées par cet emploi à nous faire parvenir sa candidature. Il nous fera plaisir de discuter de votre parcours et des possibilités de développer votre plein potentiel chez Lareau !